Standar Operasional Procedures

  1. I. ADMINISTRASI
    1. Seluruh kegiatan surat menyurat dan proposal CSS MoRA Unair dibawah koordinasi dan tanggung jawab sekretaris.
    2. Surat yang masuk dari perorangan atau lembaga yang ditujukan kepada CSS MoRA Unair harus dilaporkankan kepada sekretaris CSS MoRA Unair.
    3. Surat yang keluar dari CSS MoRA Unair dibuat oleh masing-masing departemen  terkait, dengan sepengetahuan sekretaris CSS MoRA Unair, dan terdaftar secara rapi di buku surat keluar CSS MoRA Unair.
    4. Surat diprint sebanyak 2 (dua) kali, ditandatangani pihak-pihak bersangkutan, kemudian distempel. Satu surat diberikan kepada Sekretaris CSS MoRA Unair sebagai arsip.
    5. Surat dianggap sah bila terdapat kop surat CSS MoRA Unair, tanda tangan ketua CSS MoRA Unair serta stempel CSS MoRA Unair.
    6. Surat yang keluar harus mengikuti aturan penomoran surat keluar di buku surat keluar CSS MoRA Unair.
    7. Segala bentuk proposal dan surat-surat kegiatan, diajukan minimal 1 bulan sebelum kegiatan dilaksanakan (atau disesuaikan dengan bobot kegiatan). Adapun LPJ diserahkan selambat-lambatnya 14 hari setelah pelaksanaan kegiatan.
  1. II. BOBOT KEGIATAN

Bobot Kegiatan megerupakan skala besar kecilnya suatu kegiatan. Dimana kegiatan yang berskala besar akan mendapatkan penanganan yang lebih dibandingkan yang berskala kecil.

BK Ruang lingkup Prop Dok LPJ Lap Keuangan Contoh
1 Rutin, internal CSS MoRA Unair - - Berita acara (soft& hard) Uang masuk-keluar, nota-nota Eralish, Mantab
2 Event, internal CSS MoRA Unair Proposal fisik Foto (CD) LPJ fisik&file Uang masuk-keluar, nota-nota Motivation Training
3 Universitas, Regional dan Nasional Proposal fisik Foto (CD) + Video/film kegiatan (CD/DVD) LPJ fisik &file (termasuk laporan per sie) Uang masuk-keluar, nota-nota Pengabdian Pesantren

  1. III. SURAT KELUAR

Semua surat keluar harus mengikuti standar sebagai berikut:

  • Menggunakan kertas yang berkop CSS MoRA Unair
  • Paper size: A4
  • Font: Times New Roman
  • Font Size: 12 pt
  • Line spacing: single
  • Alignment: justified
  • Margin: atas= 3 cm, bawah= 3 cm, kanan= 4 cm, kiri= 3 cm
  • Tanggal pembuatan surat ditulis diatas nomor surat dengan alignment right.

Penomoran surat harus mencakup bagian-bagian sebagai berikut:

  1. 1. Nomor surat

Nomor surat keluar terdiri dari 3 digit yang sifatnya berurutan. Nomor surat keluar dipegang oleh Sekretaris III. Jika meminta nomor surat lewat sms maka harus mencantumkan perihal surat, departemen yang mengeluarkan, nama kegiatan, serta nama pengirim. Semua surat yang dikeluarkan oleh departemen atau kepanitian harus dilaporkan kepada Sekretaris III.

  1. 2. Inisial Regional

Untuk CSS MoRA Universitas Airlangga (Regional III), kode ruang lingkup surat adalah 0.30 (sesuai ketentuan CSS MoRA Nasional).

  1. 3. Ruang lingkup surat

Ruang lingkup surat ditulis sebagai berikut :

ü “A”, apabila surat ditujukan kepada internal CSS MoRA Unair.

ü “B”, apabila surat ditujukan kepada eksternal CSS MoRA Unair namun masih dalam ruang lingkup Unair (misalnya rektorat, organisasi lain dalam lingkup Unair).

ü “C”, apabila surat ditujukan kepada eksternal CSS MoRA Unair dan tidak berada dalam ruang lingkup Unair (misalnya CSS MoRA Nasional, CSS MoRA PT lain, PT lain, Sponsorship dll).

  1. 4. Nama organisasi
  2. 5. Inisial perguruan tinggi
  3. 6. Inisial departemen yang mengeluarkan surat

ü PSDM (Pengembangan Sumber Daya Manusia)

ü KOMINFO (Komunikasi dan Informatika)

ü PMB (Pengembangan Minat dan Bakat)

ü P3M (Pemberdayaan dan Pengabdian Pondok Pesantren dan Masyarakat)

ü KESMA (Kesejahteraan Mahasiswa)

ü KWU (Kewirausahaan)

ü KSTR (Kesantrian)

  1. 7. Inisial atau kode kegiatan

Inisial atau kode kegiatan sesuai dengan nama kegiatan yang ditulis secara singkat.

  1. 8. Bulan surat dikeluarkan (ditulis dengan angka romawi)
  2. 9. Tahun surat dikeluarkan (ditulis lengkap)

Contoh nomor surat :

  • Ø Untuk ruang lingkup “A

060/0.30/A/CSSMoRA/UA/PSDM/QL/XI/2010

  • Ø Untuk ruang lingkup “B

002/0.30/B/CSSMoRA/UA/PMB/PK/IV/2010

  • Ø Untuk ruang lingkup “C

003/0.30/C/CSSMoRA/UA/SemNas/IV/2010

Surat Ijin Kegiatan

Surat ini diberikan bersama dengan proposal kegiatan. Surat ini memiliki perbedaan dalam hal tandatangan dan tujuan yang bergantung pada tipe kegiatan.

  • Kegiatan Intern, kegiatan dalam CSS MoRA. Dialamatkan :

Kepada

Pembina CSS MoRA

Universitas Airlangga

Surat ditandatangani oleh Ketua Panitia dan Ketua CSS MoRA Unair.

  • Kegiatan Ekstern, kegiatan yang melibatkan dan bekerjasama dengan pihak luar CSS MoRA Unair. Dialamatkan sama dengan kegiatan internal diatas. Untuk surat ini perlu “mengetahui”, tanda tangan  Ketua CSS MoRA Unair.

Surat Peminjaman Tempat dan Peralatan

Surat ini memiliki perbedaan dalam hal tandatangan dan tujuan yang bergantung pada tipe kegiatan. Permohonan diajukan selambat-lambatnya 1 minggu sebelum kegiatan dilaksanakan.

Untuk Peminjaman dalam lingkup Universitas Airlangga (Rektorat). Dialamatkan:

Kepada

Direktur Sumber Daya

Up. Kasubdit Sarana dan Prasarana

Universitas Airlangga

Untuk surat ini perlumenyetujui” Ketua CSS MoRA Unair dan “mengetahui” Pembina CSS MoRA Unair.

  1. IV. PROPOSAL
    1. a. PROPOSAL INTERNAL
    2. 1. Ketentuan Umum
  • Semua halaman proposal menggunakan kertas yang berkop CSS MoRA Unair
  • Paper size: A4
  • Font: Times New Roman
  • Font Size: 12 pt
  • Line Spacing: single
  • Alignment: justified
  • Margin: atas= 3 cm, bawah= 3 cm, kanan= 4 cm, kiri= 3 cm
  • Proposal diprint sebanyak 2 (dua) kali (atau sesuai kebutuhan; misal proposal sponsorship), satu bendel diserahkan kepada sekretaris sebagai arsip.
  • Proposal harus dilengkapi dengan tanda tangan terlebih dahulu, baru kemudian dijilid.
  1. 2. Format Proposal
    1. I.          Latar Belakang
    2. II.          Landasan Berfikir (seperti landasan teoritis)
    3. III.          Tujuan Kegiatan
    4. IV.          Nama dan Tema Kegiatan
    5. V.          Pelaksanaan Kegiatan (waktu dan tempat kegiatan)
    6. VI.          Bentuk Kegiatan (deskripsi kegiatan secara rinci)
    7. VII.          Sasaran Kegiatan
    8. VIII.          Tolok Ukur Keberhasilan (berupa )
    9. IX.          Susunan Acara (terlampir)
    10. X.          Anggaran Dana (terlampir)
    11. XI.          Susunan Panitia (terlampir; memasukkan nama dan nim)
    12. XII.          Penutup
    13. XIII.          Lembar Pengesahan
    14. XIV.          Lampiran-lampiran
  1. 3. Lembar Pengesahan
  • Ketua Panitia
  • Ketua CSS MoRA Unair
  • Pembina CSS MoRA Unair
  1. b. PROPOSAL SPONSOR

Proposal sponsor sama dengan format proposal internal, hanya saja setelah item Susunan Panitia ditambah dengan kontrak kerjasama sponsorship pada item berikutnya (terlampir).

  1. V. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
    1. 1. Ketentuan Umum
  • Semua halaman proposal menggunakan kertas yang berkop CSS MoRA Unair
  • Paper size: A4
  • Font: Times New Roman
  • Font Size: 12 pt
  • Line Spacing: single
  • Alignment: justified
  • Margin: atas= 3 cm, bawah= 3 cm, kanan= 4 cm, kiri= 3 cm
  • LPJ harus dilengkapi dengan tanda tangan terlebih dahulu, baru kemudian dijilid
  1. 2. Format Proposal
    1. I.          Latar Belakang LPJ
    2. II.          Tujuan LPJ
    3. III.          Nama dan Tema Kegiatan
    4. IV.          Pelaksanaan Kegiatan (waktu dan tempat kegiatan)
    5. V.          Laporan Kegiatan (deskripsi kegiatan secara rinci)
    6. VI.          Evaluasi
    7. Evaluasi Kegiatan (deskripsi evaluasi sesuai laporan kegiatan)
    8. Evaluasi Kepanitiaan (deskripsi evaluasi masing-masing item panitia)
    9. VII.          Realisasi Tolok Ukur (sesuai dengan daftar hadir dan evaluasi peserta)
    10. VIII.          Susunan Acara (terlampir)
    11. IX.          Realisasi Dana (terlampir)
    12. X.          Susunan Panitia (terlampir; memasukkan nama dan nim)
    13. XI.          Penutup
    14. XII.          Lembar Pengesahan
    15. XIII.          Lampiran-lampiran

ü Lampiran I: Susunan Acara

ü Lampiran II: Realisasi Dana, disertakan semua nota pembayaran

ü Lampiran III: Susunan Panitia

ü Lampiran IV: Daftar Hadir Peserta

ü Lampiran V: Angket Evaluasi Peserta (jika ada)

  1. 3. Lembar Pengesahan
  • Ketua Panitia
  • Ketua CSS MoRA Unair
  • Pembina CSS MoRA Unair

About these ads